Archieven versnipperen op een heel klein formaat is niet duurzaam!

Bedrijven met privacygevoelige papieren documenten vragen vaak om een hele kleine snipper. De gedachtegang van de verantwoordelijke medewerkers binnen een bedrijf die hier om vragen begrijpen we wel: ‘hoe kleiner de snipper hoe beter ik gedekt ben tegen datalekken’. Gevolg hiervan is dat de papierfabrieken deze grondstof (oudpapier) niet meer kunnen hergebruiken voor het maken van nieuw papier of papierproducten. Een schone taak voor de bedrijven met een CA+ certificaat voor vertrouwelijk vernietigen om klanten met privacy gevoelig materiaal er op te wijzen dat versnipperen echt niet hoeft tot op het niveau van bijna stof.

CA+ certificering heeft hiernaar het afgelopen jaar onderzoek gedaan onder verschillende gecertificeerde bedrijven. Waar ligt het optimum? Wanneer is een snipper met een bepaald formaat nog goed te hergebruiken en wordt ook vertrouwelijkheid en duurzaamheid gewaarborgd.

In de onderstaande grafiek is de kostprijs van vernietiging per ton, het hergebruik en de vertrouwelijkheid in percentages tegen elkaar afgezet. Hierin komt al snel naar voren dat het optimum ligt op P3. Bij een kleinere snipper dan P3, nemen de hergebruiksmogelijkheden van het oudpapier erg snel af. De kosten voor vernietiging nemen toe. Dit komt doordat er meer energie gebruikt wordt en er zijn geavanceerdere, duurdere machines nodig. De vertrouwelijkheid blijft na P3 stabiel.

Waarom neemt de vertrouwelijkheid niet heel veel toe tussen P3 en P7? Dit komt doordat het er niet alleen om gaat hoe klein een snipper is. Het gaat om het gehele proces dat bij CA+ gecertificeerde bedrijven is ingericht. Dit proces wordt regelmatig, zelfs ook onaangekondigd, gecontroleerd door onafhankelijke certificerende instellingen. In de normenset van het certificaat staan 39 items waar een CA+ gecertificeerd bedrijf aan moet voldoen. Denk aan afgesloten containers, gescreende medewerkers, afgesloten bedrijfsruimten en terreinen, camera bewaking en het mixen van verschillende versnipperde archieven of vertrouwelijke documenten. Dit hele proces zorgt voor vertrouwelijk vernietigen.

Kwaliteit

Kwaliteit van de grondstof is voor papierfabrieken een belangrijk punt. In interviews met vertegenwoordigers Andreas Von Ameln van papierfabriek Wepa en Martin van Tuijl van papierfabriek Essity over vertrouwelijk vernietigen kwam ook de snippergrootte ter sprake.

Andreas Von Ameln van Wepa vertelt in een interview voor de FNOI INFO zomer editie 2021 over de kwaliteit van de grondstof (oudpapier) die zij inkopen voor de productie van o.a. hygiënische producten het volgende:

‘De producten van WEPA zijn gemaakt van 100% oudpapier. Het is van groot belang dat de vervuilingsgraad in het oudpapier laag is. Kunststoffen, vulstoffen en coatings kunnen het productieproces frustreren en genereren afvalstromen, volgens Von Ameln. Ook het formaat van het aangeleverde oudpapier is van belang. ‘Met name de snippergrootte kan problemen veroorzaken. Ik vraag mij af wat de voordelen zijn van het zeer sterk verkleinen van het oudpapier, zoals dat soms gebeurt op basis van het CA+ - vertrouwelijk vernietigen certificaat. Neem de vernietigingsklassen P-4 – P-7. De snippers die hier onder vallen zijn zo klein dat ze minder geschikt zijn voor hergebruik. Vezels raken beschadigd of worden stof. Ook de verontreiniging in het oudpapier wordt met de versnippering verkleind en is daardoor lastiger te scheiden van de vezels. En tot slot zijn de balen slechter van kwaliteit: Hoe kleiner het materiaal hoe minder goed het wordt vastgehouden door de draden. Grondstofverlies is het gevolg.’

Lees het hele interview hier


Martin van Tuijl van papierfabriek Essity sprak in een interview, ook voor een editie van FNOI INFO o.a. over de oorzaak en het gevolg van de vraag naar het vernietigen tot een kleine snipper.

‘De vernietiging van papieren archieven vindt onder meer plaats door het versnipperen van documenten. Dat gebeurt in verschillende snippergroottes. Met het toenemende belang van de bescherming van persoonsgegevens en privacy nemen ook de eisen van klanten van CA+-gecertificeerde bedrijven toe. De klant verwacht de zekerheid dat zijn vernietigde data niet meer kan worden gereconstrueerd. De vraag naar steeds kleinere snippergroottes neemt toe. Is dat nodig en gewenst? Martin van Tuijl van Essity vindt van niet. ‘Een snipper met P 3-formaat biedt meer dan voldoende zekerheid. Daarbij komt: snippers van zeer geringe omvang zorgen voor te kleine vezels. Die zijn slecht recyclebaar tot nieuw, hoogwaardig papier en dat is niet duurzaam.'

Lees het hele interview hier

Samengevat

Het versnipperen op een kleiner formaat dan P3 vergroot de vertrouwelijkheid slechts marginaal. Het is niet duurzaam want het hergebruik daalt naar 0% aangezien de kwaliteit van de grondstof niet goed genoeg is. Bij een kleinere snipper neemt de hoeveelheid benodigde energie toe en ook de kosten nemen nog eens toe met 75%. Iets wat we juist niet willen in een tijd waarin we juist allemaal bezig zijn met hergebruik, duurzaamheid en circulariteit.

Gepubliceerd op:  18 april 2022 448 x bekeken
Categorie:  Branche nieuws