De meest gestelde vragen van klanten aan CA+ gecertificeerde bedrijven

1-      Welke materialen kunnen allemaal vertrouwelijk vernietigd worden?

• Papier
• Film
• Drukvormen
• Microfilm
• Geheugenkaarten
• Chips,
• Printplaten
• Mobiele communicatiemiddelen
• Personeelsdossiers
• Gemeentearchieven
• Zakelijke correspondentie
• Klantgegevens
• Beleidsstukken
• Tapes
• Diskettes
• Casettebandjes
• CD’s en DVD’s
• Harde schijven
• USB-sticks
• Videobanden
• ID-Pasjes
• Financiële documenten
• Medische patiëntgegevens
• Personeelsgegevens
• Persoonsgegevens
• Producten, bijvoorbeeld:
• vernietiging accijnsgoederen
• partijen over de houdbaarheidsdatum
• productiefouten
• overproductie
• illegale producten zoals smokkelwaar (douane)
• ……
• Overige bedrijfsgevoelige informatie
• In kader van thuiswerken, de dossiers of datadragers die uw medewerkers buiten kantoor gebruiken.
• Etc.

 Deze lijst zal zeker niet compleet zijn dus neem gerust contact op voor het product dat u vertrouwelijk wilt vernietigen.

2-      Hoe gaat het transport 'waterdicht' geregeld worden?

1. Iedere medewerker is in het bezit van een VOG en heeft een geheimhoudíngsverklaring getekend.
2. Transport door middel van een afgesloten transportproces. Het is voor onbevoegden onmogelijk om bij het vertrouwelijke materiaal te komen.
3. Transportvoertuigen zijn afsluitbaar en beschikken over een track-and trace systeem of worden begeleid door twee gescreende medewerkers.
4. Afsluitbare (rol)containers en de bedrijfspanden zijn afgesloten en beveiligd, ook bij opslag.
5. De overdracht van verantwoordelijkheid vind plaats op het moment dat de chauffeur het archief/ de container aanpakt.

Aanvulling: het blijft mensenwerk, deze procedure is gemaakt om het transport zo waterdicht als mogelijk is te maken. Voor sommige processen, bepaalde producten of op speciaal verzoek wordt het transport door een extra medewerker van de opdrachtgever of het vernietigingsbedrijf begeleid.

3-      Krijgen we ook een bewijs hoe het materiaal is vernietigd is (zakje snippers) naast de vernietigingsverklaring?

U ontvangt, als u dit heeft afgesproken een vernietigingsverklaring. Een zakje snippers zit hier niet bij.

4-      Hoe lang blijven de beelden bewaard van jullie beveiligingssysteem? Kan je deze beelden opvragen?

De vernietigingsruimtes en toegangsdeuren zijn voorzien van permanente camerabewaking. De beelden hiervan worden volgens de CA+ norm minimaal één week bewaard en wekelijks worden snapshots van de camera’s opgeslagen. Opvragen van deze beelden is mogelijk als u dit in uw contract heeft afgesproken.

5-      Vindt de vernietiging plaats in de vrachtauto

De vernietiging vindt plaats in een gecertificeerde afgesloten ruimte op de locatie van het CA+ bedrijf. De vrachtauto is slechts een goed afgesloten transportmiddel.

6-      Mogen we bij de vernietiging aanwezig zijn

Omdat in de vernietigingsruimte archief van meerdere klanten wordt vernietigd mag u niet standaard aanwezig zijn. Op afspraak kan alleen uw materiaal vernietigd worden, waarbij u wel aanwezig kunt zijn. Vaak brengt dit wel meerkosten mee.

7-      Wordt het materiaal verbrand

Het ter vernietiging aangeboden papier wordt gerycled en ingezet als hoogwaardige grondstof voor de productie van bijvoorbeeld wc-papier.

8-      Hoe moeten we het aanleveren, mag het papier nog in mappen zitten?

Ja het archief mag nog in ordners zitten, ook nietjes, tabbladen en paperclips zijn geen probleem. Deze worden in de papierfabriek uit het recyclingproces gefilterd.

9-   Mogen er foto’s en dia’s in het archief zitten?

Deze kunt u beter apart aanleveren, omdat deze op een andere manier vernietigd worden. Het CA+ lid is hier ook apart voor gecertificeerd?

10-   Zullen we het materiaal vast aan de weg zetten?

Dat kunt u beter niet doen aangezien wij de verantwoordelijkheid voor de vertrouwelijke verwerking pas overnemen op het moment dat wij het materiaal oppakken?

Deze content is niet rechtenvrij. Van deze content mag niets zonder toestemming overgenomen worden. U kunt hiervoor contact opnemen met het FNOI en CA+ secretariaat. Het delen van dit interview via Sociale Media mag altijd, dat stellen wij zelfs zeer op prijs.