Een zorgeloze vakantie: Opruimen en privacy gevoelige materialen professioneel laten vernietigen

Het moment

Het is een bekend verschijnsel: documenten die al maanden op je bureau of in je archiefkast liggen. Deze documenten had je eigenlijk allang moeten weggooien of vernietigen, zeker als ze persoonsgegevens bevatten. Het is vaak een klusje dat je voor je uitschuift. Een vakantie in zicht is een mooi moment om op te ruimen. Het zorgt niet alleen voor een schone werkplek, maar maakt ook je hoofd opgeruimd.
Voor docenten van scholen is de komst van de zomervakantie eigenlijk een heel natuurlijk moment om op te ruimen. Het klaslokaal moet weer fris zijn voor de volgende groep kinderen. Docenten hebben daarbij de taak om de persoonlijke gegevens van kinderen te beschermen. Gelukkig zien we een toename van scholen die voor de vakantie tekeningen, werkjes en andere materialen waar de namen van leerlingen op staan, inleveren voor vertrouwelijke vernietiging.

Risico's van menselijke fouten

Veel datalekken ontstaan door menselijke fouten. Dit is ook wat woordvoerders van organisaties noemen in de media na een datalek. In de haast om op te ruimen kan het gebeuren dat privacygevoelige documenten bij het oudpapier belanden. Dit kan een datalek tot gevolg hebben, vooral als deze documenten in verkeerde handen vallen. Het is daarom essentieel om zorgvuldig te werk te gaan en vertrouwelijke materialen op de juiste manier te vernietigen.

Zorg voor vertrouwelijke vernietiging

Voor het vernietigen van vertrouwelijke materialen zijn er gespecialiseerde bedrijven met een CA+ certificaat. Deze bedrijven hebben een proces ingericht volgens strenge normering en worden hier op gecontroleerd door onafhankelijke inspectie-instellingen. Deze bedrijven zorgen ervoor dat de vertrouwelijke gegevens niet meer te herleiden zijn. Dit geldt voor zowel papieren documenten als digitale gegevensdragers zoals USB-sticks, harde schijven en verouderde mobiele telefoons. Veel bedrijven en scholen hebben al contracten met een van de 14 gecertificeerde bedrijven, maar het is altijd goed om te controleren of deze procedures up-to-date zijn en correct worden nageleefd.

Stappenplan voor een ‘opgeruimde vakantie’

1. Inventariseer: Bekijk welke documenten en gegevensdragers op je werkplek, thuis en op de zaak of je klaslokaal liggen en bepaal welke vertrouwelijk zijn.
2. Sorteer: Maak een onderscheid tussen wat bij het oudpapier kan, wat gearchiveerd moet worden en wat vernietigd moet worden.
3. Vernietig: Maak gebruik van een professioneel vernietigingsbedrijf voor vertrouwelijke materialen. Vraag naar het CA+ certificaat.

Blijf alert en voorkom problemen

Tot slot, blijf scherp. Je wilt niet tijdens je vakantie in de media lezen dat je werkgever een datalek heeft moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in het kader van de AVG. Door vooraf goed op te ruimen en vertrouwelijke materialen veilig te vernietigen, voorkom je dergelijke situaties en kun je met een gerust hart genieten van je vakantie.

Een opgeruimde, frisse en veilige werkplek draagt bij aan een ontspannen vakantie en een soepele start na je terugkeer. Dus, maak even tijd om je werkplek goed op te ruimen en zorg ervoor dat vertrouwelijke materialen op de juiste manier worden vernietigd.

Fijne vakantie namens de CA+ gecertificeerde bedrijven.