Vertrouwelijk archief en datadragers vernietigen? Laat in deze tijd niet je medewerkers heen en weer rijden. Plaats een container.

Vertrouwelijk archief en datadragers vernietigen? Laat in deze tijd niet je medewerkers heen en weer rijden. Plaats een container.
In januari 2020, vaak de maand van het schonen van archieven, heeft branchevereniging FNOI een oproep gedaan om zorgvuldig om te gaan met schonen van archieven en datalekken te voorkomen. Dit door gebruik te maken van CA+ gecertificeerde archief- en datavernietigingsbedrijven.

Door de Corona-crisis werken veel mensen thuis of hebben een hele kleine bezetting op kantoor of de zaak. Er is aanzienlijk minder te doen. Bedrijven proberen hun medewerkers zo veel mogelijk aan het werk te houden. Massaal slaan medewerkers en ook zelfstandige ondernemers aan het opruimen van magazijnen en archiefkasten. Gevolg: auto’s staan in de rij voor de afvaldepots. Specifiek voor onze branche zien we daardoor een toename van de vraag naar het recyclen van archieven en datadragers, zoals oude laptops en kapotte iPads.

Een goede ontwikkeling zou je zeggen, iedereen is bewust bezig met duurzaamheid, we houden de aanlevering van grondstoffen voor de tissue industrie (bijv. toilet- en hygiënepapier) op peil, onze medewerkers blijven aan het werk en we besteden de tijd nuttig.

Wij willen echter bedrijven oproepen dit niet door medewerkers te laten wegbrengen. Zoals in lijn is met de oproep van de overheid: ga alleen naar buiten als het nodig is en houd afstand van elkaar. Minimaliseer het vervoer, laat archieven ophalen bij uw bedrijf. Dit is veiliger voor u en uw medewerkers. Maar ook voor onze medewerkers.

“Bij ons bedrijf in Heesch kunnen mensen geen archieven meer brengen. Wij willen de aanloop van mensen naar onze bedrijven tot een minimum beperken en onze mensen zo lang mogelijk vitaal en aan de slag houden.” Aldus Jan van Munster van Reisswolf Heesch BV

De oplossing hiervoor is het plaatsen van een afsluitbare container op het bedrijf. De volle container wordt volgens een speciale procedure opgehaald wanneer de ‘schoningsklus’ gereed is. Of de container wordt vervangen door een lege als deze vol is. Onze chauffeurs vallen onder de vitale beroepen en rijden sowieso. Uw medewerkers hoeven dit dus niet te doen. Ook het ophalen van een volle container is veilig want bij het ophalen van de container wordt naast de vertrouwelijkheid ook de 1,5 meter afstand tussen mensen gewaarborgd.

Het is eigenlijk nooit verstandig bedrijfsarchieven en datadragers door medewerkers te laten vervoeren. 99% van deze archieven en datadragers bevat vertrouwelijk materiaal. Je moet er niet aan denken wat er gebeurt als dossiers van de aanhangwagen afwaaien. Gezien de AVG regels omtrent privacy is het verstandiger te kiezen voor een afgesloten container op het bedrijf. Op deze manier ben je zeker van 100% vertrouwelijk vernietigen.

Het allerbelangrijkste op dit moment is de veiligheid van uw medewerkers en de medewerkers in onze branche. Dat is de reden dat een aantal depots gesloten zijn voor ‘zelfwegbrengers’. Andere depots zijn wel gewoon geopend. Zij hebben voldoende voorzorgsmaatregelen genomen om de veiligheid te garanderen. Bijvoorbeeld een speciale sluis waarbij geen menselijk contact aan te pas komt of een speciale balie waarbij genoeg afstand gewaarborgd is. Maar ook wordt er gewerkt met plexiglas afscheidingen.

Meer informatie over het laten plaatsen van een afgesloten container in uw eigen regio kijk op https://www.ca-plus.nl/ca-ledenoverzicht/

Gaat het niet om vertrouwelijk materiaal dan kunt u bij de bedrijven op deze lijst in de regel ook terecht voor gewone rolcontainers en bakken.

Gepubliceerd op:  24 maart 2020 719 x bekeken
Categorie:  Verenigingsnieuws