Vijf jaar AVG - Welke privacygevoelige informatie moet vernietigd worden en wanneer?
Wanneer is men zorgvuldig?
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft aan, als het gaat om gegevens vernietigen: ‘Een organisatie moet uw gegevens vernietigen als de bewaartermijn voorbij is of uw gegevens niet meer noodzakelijk zijn. Daarbij moet de organisatie zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. Dat betekent dat de organisatie goed moet stilstaan bij de manier waarop deze uw gegevens vernietigt. Zeker als het om gevoelige gegevens gaat, zoals medische gegevens. Voor digitaal opgeslagen gegevens zijn bijvoorbeeld systemen ontwikkeld die automatisch gegevens vernietigen op een van tevoren aangegeven tijdstip.’
Soorten privacygevoelige informatie
Er zijn verschillende soorten informatie die als privacygevoelig worden beschouwd en die na de (wettelijke) bewaartermijn vernietigd moeten worden om de privacy van individuen te beschermen. We hebben het hieronder in zes verschillende categorieën verdeeld: persoonsgegevens, financiële gegevens, medische, juridische gegevens, personeelsgegevens en onderwijsgegevens. Per categorie geven we een aantal voorbeelden:
- Persoonsgegevens:
Dit omvat alle informatie die kan worden gebruikt om een persoon te identificeren, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, BSN-nummer, paspoortnummer, etc. - Financiële gegevens:
Dit zijn alle gegevens met betrekking tot financiële transacties, zoals bankrekeningnummers, creditcardgegevens, betalingsgegevens, loonadministratie, facturen, etc. - Medische gegevens:
Dit is alle informatie die betrekking heeft op de gezondheid van een persoon, zoals medische dossiers, recepten, behandelplannen, etc. - Juridische gegevens:
Dit is alle informatie die betrekking heeft op juridische zaken, zoals gerechtelijke uitspraken, dossiers van advocaten, notarissen, en andere juridische professionals, etc. - Personeelsgegevens:
Dit zijn alle gegevens die betrekking hebben op het personeel van een organisatie, zoals CV's, sollicitatiebrieven, arbeidscontracten, personeelsdossiers, etc. - Onderwijsgegevens:
Dit zijn alle gegevens die betrekking hebben op het onderwijs, zoals cijferlijsten, examenresultaten, studentendossiers, etc.
Het is belangrijk per categorie een inventarisatie maken van alle soorten privacygevoelige informatie, zodat bedrijven kunnen zorgen voor de juiste vernietiging van deze informatie nadat de bewaartermijn is verstreken.
Voor de juiste en duurzame vernietiging staan 14 verschillende CA+ gecertificeerde bedrijven klaar om je organisatie te ondersteunen. Check het register voor een professionele datavernietiger bij jou in de buurt.
